Datenschutzerklärung
Mit dieser Erklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung dieser Veranstaltungs-/Gästeverwaltung (Einladung, Rückmeldung, Einlass) gemäß Art. 13 DSGVO.
Verantwortlicher:
[Name der Behörde/des Veranstalters]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ und Ort]
E-Mail: [E-Mail-Adresse] · Telefon: [Telefon]
Datenschutzbeauftragte/r: [Name, Kontakt – sofern bestellt; andernfalls diesen Absatz entfernen].
Zweck der Verarbeitung: Wir verarbeiten Ihre Angaben ausschließlich zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung „[Eventname]“ am [Datum] – insbesondere für Einladung, Rückmeldung (Zu-/Absage), Anmeldung von Begleitpersonen, Einlass am Veranstaltungstag (Check-in per QR-Code/Zugangscode) sowie für Rückfragen über die Feedback-/Supportfunktion.
Verarbeitete Datenkategorien:
- Stammdaten: Anrede, Titel, Vor- und Nachname, optional E-Mail-Adresse, optional Behörde/Organisation, Besuchergruppe.
- Rückmeldedaten: Teilnahmestatus (Zu-/Absage), optionale Nachricht sowie ggf. weitere organisatorische Angaben in vom Veranstalter eingerichteten Feldern.
- Begleitpersonen: Name, Funktion und optional E-Mail-Adresse der von Ihnen angemeldeten Begleitung.
- Organisatorischer Unterstützungsbedarf: ausschließlich die Anzahl von Unterstützungspersonal außerhalb der Veranstaltung (z. B. Fahrer) – ohne Namen.
- Zugangs- und Einlassdaten: persönlicher Zugangslink, Zugangscode (nur verschlüsselt bzw. als Hash gespeichert) und ein Einlass-QR-Code (enthält nur ein zufälliges Token ohne Personenbezug).
- Einlass-/Check-in-Daten: Zeitpunkt des Check-ins, erfassende Person und Methode.
- Einwilligungsnachweis: Zeitpunkt und Version der Datenschutzerklärung.
- Feedback/Support: Inhalt Ihrer Nachricht und optionale Kontaktdaten.
- Protokolldaten: sicherheitsrelevante Ereignisse (Logins, Änderungen, Exporte) – IP-Adressen werden dabei ausschließlich als nicht rückrechenbarer Hash gespeichert.
Keine besonderen Kategorien: Es werden keine Gesundheitsdaten, Allergieangaben oder sonstigen besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO verarbeitet. Bitte tragen Sie in Freitextfeldern keine Gesundheitsdaten oder sonstigen sensiblen Daten ein.
Rechtsgrundlagen: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, versioniert beim Absenden der Rückmeldung) sowie die Durchführung der Veranstaltung als vertragsähnliches Verhältnis (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sicherheitsprotokolle führen wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses am sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Ihr Zugangscode wird ausschließlich verschlüsselt bzw. als Hash gespeichert.
Freiwilligkeit: Alle Angaben außer Ihrem Namen sind freiwillig. Ohne die für Einladung und Einlass erforderlichen Angaben können wir die Teilnahme ggf. nicht organisieren.
Empfänger / Auftragsverarbeitung: Die Daten werden auf Servern unseres Hosting-Dienstleisters ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich (Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland) verarbeitet, mit dem ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht.
Keine Drittlandübermittlung, kein Tracking: Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Es werden keine Analyse-/Tracking-Dienste, keine externen Schriftarten und keine Inhalte Dritter eingebunden. Eine optionale Kartenansicht wird nicht eingebettet, sondern ausschließlich als Link bereitgestellt, der OpenStreetMap erst nach Ihrem Klick in einem neuen Tab öffnet.
Cookies: Wir setzen lediglich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie zur sicheren Anmeldung (Secure, HttpOnly, SameSite=Lax). Es dient nicht der Analyse oder Wiedererkennung zu Werbezwecken; eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.
Speicherdauer: Ihre Daten werden spätestens [4 Wochen] nach der Veranstaltung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Sicherheits-/Rate-Limit-Daten werden automatisch nach spätestens 2 Tagen entfernt.
Ihre Rechte: Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie auf jederzeitigen Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3) – über die oben genannte Kontaktadresse. Über Ihren persönlichen Zugang können Sie Ihre Angaben zudem jederzeit selbst einsehen und ändern.
Beschwerderecht: Es besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei der für uns zuständigen Behörde: [zuständige Aufsichtsbehörde, Anschrift/Website].
Stand: [Datum].
Version: 1.0